Les systèmes de communication intégrée comme vecteurs de performance

Procurement, Procurement Telecom, Procurement IT, Efficience organisationnelle | 4 mars 2021

Un système de communication efficace est essentiel à toute entreprise, mais les solutions technologiques mal gérées peuvent se transformer en cauchemar : cacophonie, difficulté à retrouver les données partagées et perte du fil des discussions ; sont le résultat d’une politique de communication non-réfléchie.


Le développement de moyens de communication s’est accéléré depuis les années 80, lorsque le Fax fit son apparition et que le coût de la téléphonie fixe devint accessible. Cette technologie fut substituée par les téléphones mobiles et l’internet par la suite, car les nouveaux appareils permettaient l’échange d’informations entre collaborateurs de manière plus fluide.

Toutes vos communications consolidées dans un seul outil

La communication unifiée (UCaaS) est apparue lorsque les supports et moyens de communication sont devenus trop nombreux : l’incompatibilité des supports oblige l’utilisateur à consulter différents logiciels et appareils en parallèle. Aujourd’hui, avec le télétravail, nous échangeons par e-mail, téléphone, visioconférence et messagerie, ce qui nous force à jongler entre différents systèmes et supports.

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Comment gérer toutes ses communications dans un monde de plus en plus mobile ?

Est-ce qu’il vous est déjà arrivé de perdre le fil d'une discussion à la recherche d’une information précise ? Grâce à la solution UCaaS, vous pourrez réunir tous vos échanges sous un seul et unique système, consolidé dans le nuage « Cloud ». Vous pourrez répondre au téléphone fixe du bureau avec votre portable, et ainsi suivre tous les échanges avec un client en parallèle. La devise est, « n’importe quand, n’importe où, sur n’importe quel appareil » (ATAWAD) : avec un système UCaaS, vous contrôlez l’ensemble de vos communications de manière efficace et claire.

Des avantages multiples

Le mot d'ordre est simplicité : vos collaborateurs ne perdront plus de temps à parcourir leurs échanges à la recherche d’une information précise. Il s’agit d’avoir un seul moyen de communication interne avec un logiciel « user-friendly » très facile à maitriser. À l’époque du travail à distance et des déplacements professionnels, c’est impératif de pouvoir échanger à n’importe quel moment. C’est aussi un moyen d’optimiser vos outils informatiques, qui seront exploités au maximum.

Cette stratégie est un gain de temps considérable. Vos collaborateurs augmenteront leur productivité et gagneront en bien-être personnel. Vous ferez aussi des économies en réduisant votre facture téléphonique, car tous les appels passeront désormais par votre réseau internet.

On peut noter d'autres avantages majeurs : 

- La réduction de l'empreinte écologique : 

Avec la COVID-19, la majorité des employés se retrouvent en télétravail : 3,3 millions de déplacements hebdomadaires sont alors évités. Une aubaine pour la planète ! 

- Respect des normes liées au COVID-19 : 

En ces temps de pandémie, où le contact physique est à éviter, les solutions UCaaS s'imposent comme une solution pour préserver la santé des individus.

- Levier de performance & de collaboration :

Une entreprise résiliente et flexible démontre de fortes capacités à s'adapter aux situations et à tirer profit de n'importe quelle difficulté. La mise en place de solutions UCaaS est un levier de performance et de collaboration. 

- Baisse de coûts immobiliers : 

Logiquement, plus il y a de télétravail, moins il y a de personnes dans les locaux des entreprises. Certaines commencent déjà à réduire leurs surfaces de bureaux pour faire des économies ! 

- Équilibre vie pro vie perso : 

Un système de communication intégrée permet de mieux respecter la vie personnelle des employés : les messages et sollicitations sont gérés sur des outils uniquement disponibles sur des supports professionnels, et plus sur les outils personnels des employés (téléphone perso, ...).

- Atout marque employeur : 

Enfin, une entreprise qui donne les bons équipements pour le télétravail permet de rendre le travail à distance plus efficace.

Une installation facile

Il y a deux solutions principales pour une installation UCaaS : les serveurs « Cloud », et l’usage de nouveaux équipements sur place. Des sociétés comme Ring Central, Fuze, ou encore Microsoft avec Teams, Google, etc. sont également spécialisées  dans la mise en place de systèmes UCaaS et sauront vous accompagner dans ce projet.

La communication intégrée devient essentielle dans un monde digital car elle permet d’augmenter la productivité, tout en optimisant vos coûts. C’est aussi indispensable pour éviter l’obsolescence de vos outils technologiques avec le suivi des dernières tendances en communication en vogue dans le monde des affaires.

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